内容証明郵便 テンプレート
催告書の記載例
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内容証明郵便とは
誰が、いつ、どのような内容の文書を、誰に当てて差し出したかということを、郵便局で証明してもらって差し出す郵便です。
いわゆる、書留郵便と呼ばれるものの一種です。
同じ内容の書面が3つ作成されます。
3つの同じ内容の書面はそれぞれ、
- 相手方(送付される)
- 郵便局(保管される)
- 自分(手元の控え)
として残されます。
内容証明郵便を出す際は、必ず「配達証明制度」を利用し、相手方へ配達された日の証明もとっておくようにします。
内容証明だけでは「内容」のみ証明され、配達された「日付」までは証明されないので、気をつけましょう。
裁判を前提とした使い方
内容証明と配達証明を組み合わせて、郵送します。
より、確実な方法としては
内容証明と配達証明と速達の3つを組み合わせることもできます。
内容証明郵便の効果
証拠として利用できる
将来、裁判等を行うことになった場合、証拠として有効に利用できます。
内容証明郵便で出すことで、後日、相手方とその記載内容や文書が相手に着いた日を証明できます。
利息がいつから発生するか、とか、時効がいつから進むか、などの基準になる重要な日について、争いになることを防止できます。
心理的な圧力をかける
内容証明は「宣戦布告」の意味があるといわれます。
つまり、後日、証拠にするぞ、ということは、この通知を無視すれば裁判にするぞ、という意味を持つことになるわけです。
相手方に心理的な圧力をかけることで、相手を交渉のテーブルにつかせて、裁判等を起こさなくとも、速やかに、あまりお金をかけずに解決を図る糸口になります。
とりわけ、弁護士が代理人になって出す場合には、こちらの効果が大きいです。
ただ「喧嘩をうっている」という受けとられ方をして、相手が態度を硬化させることもあるので、本気のときだけにつかいましょう。
内容証明郵便の作り方
同じ内容の文書を3通作成します。
1通は、相手方に送られる文書です。
残りの2通は、謄本(原本の内容をそのまま全部写しとった文書のこと)と呼ばれ、郵便局と差出人がそれぞれ保管します。
書式や出し方にはルールがあり、差し出し方法によって異なります。
内容証明郵便の送り方
ここでは郵便局の窓口への差し出し方法を紹介します。
郵便局の窓口への差し出し方法
1. 文書の作成
以下の規定を満たすように、文書を作成します。
用紙 | 指定なし。大きさや種類は問いません。 |
記載用具 | 指定なし。手書きでもワープロでも構いません。 |
形式 | (横書きの場合) 1. 1行20字以内、1枚26行以内 2. 1行13字以内、1枚40行以内 3. 1行26字以内、1枚20行以内 (縦書きの場合) |
枚数 | 自由 |
使用できる文字・記号 | 1. 仮名(ひらなが・カタカナ) 2. 漢字(漢字をつかっていても中国文や韓国文は不可) 3. 数字(算用数字や漢数字も使えます) 4. 英字(固有名詞に限る) 5. カッコ(「」、『』、()、<>など) 6. 句読点(、及び。) 7. 一般的な記号(%、+、=、㎝、㎡、①、など) |
本文への捺印 | 必ず押さなければならないものではありませんが、通常は捺印をします。印鑑は、実印である必要はなく、認印や三文判でも構いません。 |
文字・記号の訂正、挿入、削除の方法 | 訂正・削除したい文字を、訂正前の文字が判読できるように、 2本線で消します。 2本線を引いて消した文字のわき、 訂正した字数および箇所を、欄外または末尾の余白に 訂正箇所が明瞭な場合「○行目」の記載は省略できます。 |
契印 | 文書の枚数が2枚以上になるときは、ホッチキス等で綴じ、そのつなぎ目に差出人の印鑑を押します。 差出人が2名以上いる場合には、差出人全員の印鑑が必要です。 |
通数 | 同じ内容の文書を3通準備します。 同文であれば、3通を作成する方法は自由です。 3通とも手書きでも、カーボン紙による複写でも、コピーでも構いません。 |
2. 封筒の作成
相手方に送るためのものを1通準備します。
大きさ・種類は、どんなものでも構いません。
表に受取人の住所氏名、裏に差出人の住所氏名を、本文に書いた住所氏名と一致するように記載します。
郵便局へは封をせずに持参します。
追記:マンション名なども同じにしないといけません
3. 郵便局窓口へ差し出し
内容証明郵便の取扱いがあるのは、集配郵便局及び地方郵便局長の指定する郵便局です。
近隣の郵便局が取扱いしているかどうか確認し、取扱店に次のものを持参します。
窓口で「配達証明付の内容証明郵便にしてください」と申し出します。
- 内容証明郵便として出す文書(同文のもの)…3通
- 差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒…1通
- 内容証明料を含む郵便料金
- 差出人の印鑑(訂正に備えて念のため持参します)
追記:文書3通や複数枚の場合に割り印をしないといけないので、印鑑は必ず持っていきましょう
内容証明郵便の費用
ここでは、郵便窓口へ差し出す場合のみ紹介します。
郵便窓口へ差し出しする場合
- 内容証明料金(1枚420円、2枚目以降は1枚あたり250円加算)
- 普通郵便料金
- 書留料金(420円)
- 配達証明料金(300円)
がかかります。
速達にした場合は、速達料金もかかります。
(例)最低かかる費用
内容証明料金420円
普通郵便料金80円
書留料金420円
配達証明料金300円
合計1,220円
※詳細は、内容証明 – 日本郵便をご参照ください。
発送後について
相手に内容証明郵便が届けられると、届いた日付が記載された配達証明書(はがき)が届きます。
この配達証明書と内容証明の控えは、後日の証拠とするために、大切に保管してください。