内容証明郵便テンプレート

内容証明郵便 テンプレート

催告書の記載例

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内容証明テンプレート 郵便局窓口用 ダウンロード

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内容証明テンプレート e内容証明 ダウンロード

内容証明郵便とは

誰が、いつ、どのような内容の文書を、誰に当てて差し出したかということを、郵便局で証明してもらって差し出す郵便です。
いわゆる、書留郵便と呼ばれるものの一種です。

同じ内容の書面が3つ作成されます。

3つの同じ内容の書面はそれぞれ、

  • 相手方(送付される)
  • 郵便局(保管される)
  • 自分(手元の控え)

として残されます。

内容証明郵便を出す際は、必ず「配達証明制度」を利用し、相手方へ配達された日の証明もとっておくようにします。

内容証明だけでは「内容」のみ証明され、配達された「日付」までは証明されないので、気をつけましょう。

裁判を前提とした使い方

内容証明配達証明を組み合わせて、郵送します。
より、確実な方法としては
内容証明配達証明速達の3つを組み合わせることもできます。

内容証明郵便の効果

証拠として利用できる

将来、裁判等を行うことになった場合、証拠として有効に利用できます。
内容証明郵便で出すことで、後日、相手方とその記載内容や文書が相手に着いた日を証明できます。
利息がいつから発生するか、とか、時効がいつから進むか、などの基準になる重要な日について、争いになることを防止できます。

心理的な圧力をかける

内容証明は「宣戦布告」の意味があるといわれます。
つまり、後日、証拠にするぞ、ということは、この通知を無視すれば裁判にするぞ、という意味を持つことになるわけです。
相手方に心理的な圧力をかけることで、相手を交渉のテーブルにつかせて、裁判等を起こさなくとも、速やかに、あまりお金をかけずに解決を図る糸口になります。
とりわけ、弁護士が代理人になって出す場合には、こちらの効果が大きいです。
ただ「喧嘩をうっている」という受けとられ方をして、相手が態度を硬化させることもあるので、本気のときだけにつかいましょう。

内容証明郵便の作り方

同じ内容の文書を3通作成します。
1通は、相手方に送られる文書です。
残りの2通は、謄本(原本の内容をそのまま全部写しとった文書のこと)と呼ばれ、郵便局と差出人がそれぞれ保管します。
書式や出し方にはルールがあり、差し出し方法によって異なります。

内容証明郵便の送り方

ここでは郵便局の窓口への差し出し方法を紹介します。

郵便局の窓口への差し出し方法

1. 文書の作成

以下の規定を満たすように、文書を作成します。

用紙指定なし。大きさや種類は問いません。
記載用具指定なし。手書きでもワープロでも構いません。
形式 (横書きの場合)
1. 1行20字以内、1枚26行以内
2. 1行13字以内、1枚40行以内
3. 1行26字以内、1枚20行以内

(縦書きの場合)
1. 1行20字以内・1枚26行以内

枚数自由
使用できる文字・記号 1. 仮名(ひらなが・カタカナ)
2. 漢字(漢字をつかっていても中国文や韓国文は不可)
3. 数字(算用数字や漢数字も使えます)
4. 英字(固有名詞に限る)
5. カッコ(「」、『』、()、<>など)
6. 句読点(、及び。)
7. 一般的な記号(%、+、=、㎝、㎡、①、など)
本文への捺印必ず押さなければならないものではありませんが、通常は捺印をします。印鑑は、実印である必要はなく、認印や三文判でも構いません。
文字・記号の訂正、挿入、削除の方法 訂正・削除したい文字を、訂正前の文字が判読できるように、
2本線で消します。

2本線を引いて消した文字のわき、
横書きなら上側、
縦書きなら右側に、
訂正後の文字を書き添えます。

訂正した字数および箇所を、欄外または末尾の余白に
「○行目○字訂正」「○行目○字削除○字加入」のように記載し、
差出人の印を押印します。

訂正箇所が明瞭な場合「○行目」の記載は省略できます。
差出人が2名以上いる場合には、差出人全員の印鑑が必要です。

契印 文書の枚数が2枚以上になるときは、ホッチキス等で綴じ、そのつなぎ目に差出人の印鑑を押します。
差出人が2名以上いる場合には、差出人全員の印鑑が必要です。
通数 同じ内容の文書を3通準備します。
同文であれば、3通を作成する方法は自由です。
3通とも手書きでも、カーボン紙による複写でも、コピーでも構いません。

2. 封筒の作成

相手方に送るためのものを1通準備します。
大きさ・種類は、どんなものでも構いません。
表に受取人の住所氏名、裏に差出人の住所氏名を、本文に書いた住所氏名と一致するように記載します
郵便局へは封をせずに持参します
追記:マンション名なども同じにしないといけません

3. 郵便局窓口へ差し出し

内容証明郵便の取扱いがあるのは、集配郵便局及び地方郵便局長の指定する郵便局です。
近隣の郵便局が取扱いしているかどうか確認し、取扱店に次のものを持参します。
窓口で「配達証明付の内容証明郵便にしてください」と申し出します。

  • 内容証明郵便として出す文書(同文のもの)…3通
  • 差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒…1通
  • 内容証明料を含む郵便料金
  • 差出人の印鑑(訂正に備えて念のため持参します)
    追記:文書3通や複数枚の場合に割り印をしないといけないので、印鑑は必ず持っていきましょう

内容証明郵便の費用

ここでは、郵便窓口へ差し出す場合のみ紹介します。

郵便窓口へ差し出しする場合

  1. 内容証明料金(1枚420円、2枚目以降は1枚あたり250円加算)
  2. 普通郵便料金
  3. 書留料金(420円)
  4. 配達証明料金(300円)

がかかります。
速達にした場合は、速達料金もかかります。

(例)最低かかる費用

内容証明料金420円
普通郵便料金80円
書留料金420円
配達証明料金300円

合計1,220円

※詳細は、内容証明 – 日本郵便をご参照ください。

発送後について

相手に内容証明郵便が届けられると、届いた日付が記載された配達証明書(はがき)が届きます。
この配達証明書と内容証明の控えは、後日の証拠とするために、大切に保管してください。



※参考
内容証明のテンプレート|第一中央法律事務所

紹介 Azusa Nakano

中野システム研究所 所長

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